KEYnet ärende projekt

Tillförlitligt projekthanteringssystem, vad är det?

Det är ett system som är tillgängligt, lättanvänt, flexibelt, ger en bra översikt, fungerar som planeringsverktyg och som innehåller den dokumentation som behövs. Man behöver inte göra allt på en gång utan kan växa efter behov i KEYnet projekthanteringssystem.  

Allt samlat på ett ställe

Att jobba i projekt är en process av aktiviteter som är beroende av varandra och som skall genomföras i rätt tid. Det handlar om att kunna samarbeta, organisera, planera och att ha fortlöpande koll. Till det kommer att hålla ordning på alla dokument och kontakter som är delaktiga i projektet. Rapportering av tid, hantering av material, stöd via checklistor, genomförda uppdrag skall stämmas av löpande. Med KEYnet projekthanteringssystem ska och kan alla parter känna sig nöjda i slutändan.

Mina aktiviteter - Kanban

KEYnets system för projekthantering ger sig som användare en tydlig översikt av aktiviteter som skall utföras över vald tidperiod. Vyn presenteras i form av Kanban där du ser vad som skall göras, vad du håller på med och vad som är färdigställt. Här kan man även skapa en egen intern "att göra lista" där du själv kan prioritera turordningen på dina uppgifter. Aktiviteter flyttas emellan olika statusar med drag and drop.

System för projekthantering innehåll 

• kategorier/underkategorier
• dokument och bilder
• kund, kundkontakter
• objekt (maskiner, fastigheter, underprojekt mm)
• material
• tid
• roller
• kommentarer
• chattfunktion
• aktiviteter
• relationer mellan aktiviteter
• planeringspunkter (milstolpar)
• delmoment
• nyckeltal
• olika status

Objekt

Ett objekt kan vara kunders eller intern utrustning som fordon, maskiner eller fastigheter. Man ser pågående arbete eller historik om vad som är genomfört på respektive objekt och eller kund/internt. Se vidare om objekt på KEYnet ärende service.

Definiera roller

Fördefinierade funktioner knyts till projektets olika roller som tex inköpare, produktionstekniker, produktionsledare och fördelas sedan ut till användare som är delaktiga i projektet. System för projekthantering ger ett bra stöd för detta. 

Aktiviteter

Ett projekt kan grupperas i aktivitetsgrupper med tillhörande aktiviteter för respektive grupp. En notifiering visas för ansvariga vid givna tillfällen.
 
En aktivitet kan innehålla information om:

• vad, hur och när uppdraget skall utföras
• vem/vilka som skall utföra det
• hur lång tid det är planerad
• vem som skall få notifieringar
• tidsrapportering
• avstämningar av nedlagda tider
• checklistor/åtgärder
• dokument, bilagor som behövs när aktivitet utförs
• länka dokument till andra aktiviteter där informationen behövs
• maila dokument till andra delaktiga personer
• relationer som gör att aktivitet inte kan startas innan föregående aktivitet/aktiviteter är klara

 

KEYnet ärende projekt

Med KEYnet Ärende som grund får du med KEYnet ärende projekt ett system för projekthantering som stödjer dig i att administrera dina projekt åt rätt håll. För att skräddarsy projekt kan förutbestämda flöden kan mixas med dynamiska.

• Gantt-schema
• nyckeltal
• koppla dokument
• roller
• aktivitetskort
• delmoment
• planeringspunkter

Dokumenthantering

Dokumenthantering är en viktig del i ett system för projekthantering. Med KEYnet får du ett flexibelt och starkt stöd för att hantera dokument, bilder, PDF:er och andra filer. I projektet kan du fördefiniera mallar som skall användas och hämta information från projektet så dubbelarbete undviks. Genom drag´n drop eller traditionell filuppladdning kan du addera dokument till projektet. Dokumenten kan sedan redigeras, mailas eller länkas vidare till andra aktiviteter i projektet. Underlagen kan vara aktiva eller inaktiva så projektdeltagare vet vilket dokument som är gällande. Arbetar ni med Officefiler så kan också KEYnet konvertera dem till PDF innan de mailas vidare.

Mobil

Med KEYnets system för projekthantering kan användarna välja om de vill arbeta i projektet via dator, platta eller mobil.

Kommunikation

Som användare får du tydlig information när dags att utföra ditt uppdrag. På aktiviteten hanteras statusen var vi är i projektet. För att dela information kan kommentarer hanteras och namngivna berörda parter kan involveras i en chattfunktion. Berörda parter får notifieringar i KEYnet eller som ett e-postmeddelande.

Regler/Planering

Det går att sätta regelverk på en aktivitet så att projektet genomförs i rätt turordning. Vid behov kan regler sättas upp så att en aktivitet inte kan startas förrän en eller flera andra aktiviteter är klara. Det går även ställa så att aktiviteter sker i parallellt med varandra. KEYnets system för projekthantering hanterar även glapptider och olika planeringspunkter eller milstolpar. Flödet kan även ses i en visuell vy som enklare beskriver hur flödet är uppsatt. Som projektledare i KEYnet kan man avaktivera en relation om projektet kräver att något utförs som avviker från regelverket.

Uppdrag med delmoment

Inom aktiviteter kan KEYnet också hantera delmoment som en lista vilken kvitteras när själva momentet är utfört. Det går även koppla på krav för rapportering vid delmomenten med automatisk statusförändring.

KEYnet projekthanteringssystem är ett arbetsredskap för att hålla ihop och ta kontroll över allt som hör till ett projekt.