KEYnet avvikelsehanteringssystem

Kontroll på dina avvikelser

Rapportera in, kategorisera, åtgärda, följ upp och förebygg. Det låter kanske enkelt och givet. Men det är så du tar greppet och på sikt kan minska antalet reklamationer. Med stöd av ett avvikelsehanteringssystem ser du klart och tydligt var de största och dyraste avvikelserna finns. Du kan sätta in rätt åtgärder, fördela ansvaret och följa upp ärendet. När allt finns samlat på ett ställe i ett avvikelsehanteringssystem får du också en bra överblick och kan jobba proaktivt och förebygga incidenter för framtiden. 

Rapportera, åtgärda och följ upp med ett avvikelsehanteringssystem. Använd KEYnet ärendesystem!

Rapportera reklamation digitalt

• externa parter som t ex kunder, leverantörer, samarbetspartner kan rapportera reklamation eller avvikelse via olika plattformar.
• webbportal där användaren via inloggning rapporterar reklamationer
• formulär på hemsidan som innehåller information om reklamation
• rapportera direkt som inloggad användare med behörighet i KEYnet
• definiera avvikelse per typ

Hantera och åtgärda reklamationer

• reklamationen kompletteras ytterligare informationen inför åtgärd
• flödesbaserat system med planeringsfunktion
• kategorisering av avvikelser/reklamationer
• reklamationen fördelas till resurser/funktioner/roller som har del i avvikelsen
• involverade personer, interna och externa tar del av sina uppdrag via KEYnet, mail och notifieringar
• avvikelsen kompletteras löpande för rätt beslut och underlag för uppföljning
• nerlagd tid loggas per avvikelse
• förebyggande åtgärder för att undvika framtida liknande avvikelser
• dokument, ritningar mm lagras på reklamationen

Följ upp och återrapportera

• avvikelserapporter kan löpande tas ut från KEYnet.
• automatiska rapporter via mail/notiser vilka delges berörda parter
• statistik/grafer för uppföljning av reklamationer
• underlag för nerlagda insatser per avvikelse/avvikelsetyp kan tas ut

8D-rapport för avvikelser

8D är ett är ett sätt att strukturera upp arbetet kring en avvikelse. Rapporten tydliggör vad som gick fel, varför felet inträffade och hur man säkerställer lösning på kort och lång sikt. I KEYnet ärende finns stöd för 8D-rapportering. Där kan du också skriva ut 8D-rapport som fil.

Bli en vinnare - avvikelsehanteringssystem

Genom att skapa tydliga och bra rutiner för hur en avvikelse skall rapporteras kan du snabbt analysera var de svaga punkterna finns. Du har chans att rätta till det som gått fel. Din kund blir nöjd genom att du tar tag och hanterar avvikelsen på ett bra sätt.

Digitalt avvikelsehanteringssystem

Genom att alla arbetar och dokumenterar avvikelsen i ett och samma digitala flöde blir det lätt att ha koll och följa status. Det är det digitala systemets styrka att arbetet skrider framåt i ett flödebaserat arbetssätt som både är lättarbetat och transparant. Du känner dig trygg med ett avvikelsehanteringssystem som stödjer arbetet genom hela processen från att avvikelsen tas emot tills att den slutförs i ett dokumenterat flöde. 

Avvikelsehanteringssystem - grunden till förbättring

Ett kontinuerligt arbete med avvikelsehantering skapar grunden till ett förbättringsarbete. Du hittar du snabbt svar på var bristerna finns och kan inleda ett kvalitetsarbete med bättre lönsamhet som följd. 

Hos oss får du en snabb och smidig start med en färdigt system för avvikelsehantering. Finns behovet kan vi anpassa och skräddarsy avvikelsehanteringssystemet för din verksamhet!

Reklamationshantering - nöjd kund

Med rätt förutsättningar och ett system för reklamationshantering behåller du din kund. Du tar kontrollen genom ett roll- och flödesbaserat reklamationshanteringssystem där processen för reklamationen hanteras på ett effektivt och användarvänligt sätt.

Kommunikation och återrapportering vid reklamationer

Det är så lätt att missa att återrapportera hur det löste sig med reklamationsärendet. Ett reklamationsärende är trots allt inte färdigt förrän ärendet är åtgärdat och återkoppling till kund har genomförts. Många gånger är det flera personer som är inblandade. Involverade parter ska kunna följa och få uppdaterad information fortlöpande om statusar och åtgärder som rapporteras direkt från systemet för reklamationshantering. Men därför är det viktigt att all information finns tillgänglig och att uppföljning och återrapportering till kund verkligen fungerar.

Reklamationshantering - ett vinnande koncept

Ett reklamationshanteringssystem är ett vinnande koncept som bidrar dels till minskade kostnader när man hittar brister som kan åtgärdas förebyggande och dels genom en nöjd kund i slutändan. Fel kan det alltid bli men vinnare är den som följer upp bristen och genomför åtgärder på ett bra sätt. 

KEYnet ärende service!

Med Ärende Bas som grund har vi adderat funktioner som är anpassade för att göra serviceärenden ännu enklare. Med fler avancerade verktyg utför du serviceuppdrag och inspektioner både till kunder som för internt maskinunderhåll.

• Materialåtgång
• Objekt / Serviceintervaller
• Checklistor
• Serviceprotokoll
• Rekvisitioner