I detta nyhetsbrevet ger vi några exempel på hur du kan jobba mer flödesbaserat. Du möter Niklas på Olsegården som fått bättre flöden i sin e-handelslösning. För dig som Outlookanvändare finns det bra flöden till och från KEYnet och visst känner vi igen oss lite till mans att dokumentarkiven inte är klockrent uppdaterade. Med självklara dokumentflöden där du också påminns om var du är i processen dels genom notifikationer och dels genom e-postpåminnelser bidrar och skapar bättre förutsättningar till att lyckas.

Det är nu mer än 10 år sedan Olsegården släppte sin första e-handelslösning. För en tid sedan lanserades nästa större generation av e-handeln. 

Shopen är ju uppdaterad och öppen dygnet runt och erbjuder precis detsamma som en säljare kan göra. Det är som ett självspelande piano, underhållsfritt och som bara rullar på, alla veckans dagar. Man slipper mycket manuellt arbete. Under våren har nästa version av e-handeln släppts där man kunnat dra nytta av ny teknik och skapat fler anpassade flöden.

Niklas Svenmyr VD på Olsegården har mycket åsikter och vet vad han vill. Han har själv varit aktiv i utvecklingsarbetet dels genom beskrivningar av nya funktionalitet och dels som testare innan leverans. Genom ett nära samarbete med affärssystemskonsult och utvecklarna på KEYnet har fina integrationslösningar och flöden kommit på plats.

Målet var att kunna erbjuda kunderna ett lättanvänt system som förser kunden med viktig information och som förenklar arbetet. Kunden ska kunna se vad som är tillgängligt, när deadline för beställning är och hur lång ledtiden är för att få hem en vara. Sedan har vi skapat nya flöden som automatiserar arbetet ännu mer. 

- Nu har vi gjort allt vi behöver och jag är nöjd med den nya funktionalitet vi byggt in menar Niklas på Olsegården. 

Här kommer bästa tipset för dig som arbetar både med KEYnet och Outlook.

Med en enkel insats kopplar vi företagets Office 365 Exchange mot KEYnets Kalender så att de poster du väljer i Outlook även presenteras i KEYnet. Genom att använda samma kategorier (Besök hos oss, Internt möte, Frånvaro, Kundbesök, Servicebesök osv) i både Outlook och KEYnet synkas bokningarna över till KEYnet. Inget dubbelarbete behövs och helt perfekt för den som är på resande fot.

Denna möjlighet finns även i KEYnet ärende där planerade uppdrag på samma sätt synkas över till Outlooks kalender. KEYnets notifikationer för ärenden visas i toppen av sidan som en extra påminnelse. Om man så önskar kan en tidsinställd sammanställning av notifikationerna skickas som ett e-postmeddelande till Outlook. 

KEYnet Exchange för: 

• KEYnets Kalender
• KEYnet Ärende

När alla gör sitt!

Inget kan bli bättre än när var och en gör sitt och dessutom utför uppgiften i rätt tid. Checka ut, skicka på remiss och fastställande för dokument har funnits länge. Men nu finns det mer stöd för dig som har en uppgift att utföra.

Med hjälp av notifieringar i toppen av sidan och widgeten "Mina dokument" på startsidan kan du vara trygg. Här ser du om du skall svara på remiss, fastställa ett dokument eller hantera en kommentar på ett dokument du har ansvar för. Det kan också vara en artikel eller ett dokument som har ett utgående datum som behöver justeras.

• notifieringar
• widget - Mina dokument (att göra)
• tidsinställd e-postsummering av notifikationer  

Tipset!

KEYnet kan också skicka en tidsinställd sammanfattning av notifieringar och uppdrag att utföra för dig som arbetar med dokument som ett e-postmeddelande till Outlook.Vill du inte ta del av e-postsammanställningen stänger du av dessa på användaren.

Har alla läst senaste rutinen?

Enkel match. Du aktiverar besöksstatistiken för sidan. Nu kan du se vem som läst och när den lästs.

Kommentarer varför då?

Javisst händer det någon gång att ett fel smyger sig in eller att informationen helt enkelt är utdaterad. Genom att skriva en kommentar på dokumentet landar det hos ansvarig för dokumentet som tar ställning till om åtgärd behöver göras. Alla läsare kan vara med och bidra till att vårda arkiven.