Hur överlever man och hanterar en vardag med många bollar i luften? På vilket sätt kan ett systemstöd göra skillnad och bidra till ordning och reda? 

I det här brevet möter du ett av våra företag som verkligen har många bollar i luften. Elizabeth Örebäck jobbar bl a som systemansvarig på Rörvikshus där hon tillsammans med KEYnet ser till att hantera otroligt många aktiviteter och åtgärder allt från säljfas, produktion och till färdig husleverans. Hon använder sig av KEYnet projektledningssystem varje dag och delar här sina erfarenheter. 

Rörvikshus, en personlig hustillverkare som tillverkar och säljer arkitektritade hus. Lite unikt är att man anpassar sig helt efter kundens drömmar, plånbok och tomtens möjligheter när man ritar och bygger det unika drömhuset. Lite extra just nu är att man fått förtroendet att tillverka Pernilla Wahlgrens nya hus. 

Vad är den största affärsnyttan med ett system för projekthantering?

Genom KEYnet projekt kan man följa hela processen på ett överskådligt sätt, från sälj till leverans. Man vet var man är i den stora byggprocessen, vad som är gjort och inte gjort. Omkring 3500 beslut ska tas och hanteras innan ett husbygge är färdigt och det finns ett 90-tal aktivitetskort att ha koll på i KEYnet projekt.  

På Rörvikshus matas systemet med information som många olika användargrupper nyttjar.

• säljare
• inköpare internt
• kalkylering
• projektörer som ritar upp husen
• eftermarknad
• representanter som får leads från webben
• sälj och köp av mark
• produktköp vid kompletteringar av tex en dörr
• exportmarknad för tyskspråkiga länder

Vad är det bästa med KEYnet?

- Vi jobbar mycket tillsammans med KEYnet och det bästa är att planeringsverktyget lirar med den egna verksamheten. Vi har koll på planering av produktion och kunden kan alltid ringa in och få klara besked om var vi är i processen, säger Elizabeth Örebäck.

Patrik Hill har under lång tid jobbat med projekthantering. Han jobbar nära kunden för att säkerställa behov och hitta de flöden som behövs och som effektiviserar verksamheten. Här delar han några av sina erfarenheter. 

Att tänka på när man väljer projektverktyg

Vid arbete med projekt måste man tänka till så att alla som är inblandade får tillgång till bra översiktsvyer. Det ska fungera lika bra för projektledaren som för utföraren. I ett projekt med flera mindre delprojekt behöver utförare som ska genomföra uppdrag i flera delar klart och tydligt se alla sina uppdrag i en översikt. Så översikterna är en viktig del.

Man behöver också tänka till på vilka som ska vara med och arbeta i projekten. Finns alla med inom den egna organisationen eller arbetar man också med externa parter? Alla system kan inte eller är inte bra på att dela information utanför en organisation.

Sedan är det viktigt med fina flöden, att kunna göra en tydlig uppföljning, se status på ärenden och att allt finns lättillgängligt på ett och samma ställe. Detta och mycket mer löser KEYnet projekt. Det är också bra att se över licensbehov. Alla användare behöver kanske inte licenser för office, affärssystem och projekthanteringssystem.

Tipslista vid val av system för projekthantering

• bra översikter för alla användare
• hantering av behörigheter
• fina arbetsflöden
• tydlig uppföljning, statusar
• dela information inom/utom organisation
• utvärdera licensbehov
• lagring av all information på ett ställe

Vilka lösningar möter du ute hos företagen?

Jag ser ofta exempel med växande Excelfiler som skapats av den som administrerar ett projekt. Här finns risk att det blir rörigt vid fildelningar med kopior, olika versioner och nedladdade filer på egna klienter. Det är svårt följa beslut om vem som gör vad och se status för pågående uppdrag. Här behöver alla användare tillgång till Officelicenser.

Arbetar man med projekt i affärssystem är de ofta artikel- eller orderstyrda där man lägger in projekt som någon form av ordertyp. Det är inte så lätt att få till fina flöden och dela information mellan deltagare. Man kan inte heller dela information utanför organisationen och varje deltagare måste ha tillgång till affärssystemlicens.

- Det är viktigt att tänka till från början vad det är man vill lösa så man inte bygger in sig i ett hörn i onödan menar Patrik Hill. 

Bättre arbetsflöden på ditt företag? Vi pratar gärna och demar KEYnet projekt förutsättningslöst för dig!

För att nå lönsamhet i en verksamhet med många aktiviteter är det viktigt att snabbt, smidigt och bekvämt kunna sköta administrationen av sina projekt. Systemstöd och funktioner för planering och styrning av aktiviteter, resurser och kostnader hjälper dig att genomföra projekten framgångsrikt enligt satt planering. All information finns tillgänglig på ett och samma ställe.

Utförare ser och rapporterar sina uppdrag utan svårighet direkt i mobilen. Att rapportera uppdrag direkt höjer kvalitén och inget faller mellan stolarna. Underlag för uppföljning finns redan klart inför löneutbetalningar och fakturering.